Da byplanlægger Lone Plovstrup fik ansvar for områdefornyelsen i Hesselager vidste hun med det samme, at borgerinddragelse ville være vigtigt, men også, at borgernes involvering og deltagelse i projektets 5-årige løbetid vil være svingende. Derfor er der ifølge projektlederen behov for en klar og tydelig proces, så borgerne kan se, hvornår de kan bidrage, og hvordan bidragene bliver brugt i processen. Hun ledte derfor efter en digital platform, som kunne opfylde det formål.
Projektlicens
Den jagt startede hos Lone Plovstrups tidligere kollegaer i Roskilde Kommune, som var begyndt at anvende Go Vocal’s digitale platform i deres dialog med borgerne halvandet år tidligere. Inspireret af Roskilde Kommunes erfaringer valgte Lone at få en projektlicens hos Go Vocal til områdefornyelsen i Hesselager, som et første forsøg med digital borgerinddragelse i Svendborg Kommune.
Projektlederens mål er at opbygge en digital platform, som skaber transparens og giver både borgerne i Hesselager, politikere og embedsmænd et overblik over den samlede proces samt indblik i de mange ideer og projekter, som vil blive udviklet undervejs.
Hesselager.svendborg.dk blev lanceret på et Kick-off for borgerne i januar 2023. En flyer med invitation til mødet og en opfordring til at deltage på platformen blev uddelt af den lokale fodboldklub til alle de 785 beboere fordelt på 425 husstande i området. Desuden blev en plakat med omtale af platformen og borgermødet hængt op i det lokale supermarked. I dag er omkring hver fjerde voksne borger i Hesselager registreret på platformen og endnu flere læser med.
Alle 72 ideer fra borgermødet blev under mødet samlet direkte på platformen så borgere, der ikke havde mulighed for at deltage i mødet, efterfølgende kunne supplere og kommentere på ideerne. Det lykkedes. Antallet af ideer blev fordoblet i løbet af 3 uger efter borgermødet.
”Platformen gør det nemt at få overblik over ideerne, og jeg kan trække analyser ud, hvor ideerne er tematiseret. Det er virkelig praktisk og meget bedre end de mange papirlapper, jeg plejer at komme hjem med fra borgermøder”, siger Lone Plovstrup.
Direkte kontakt til borgerne i området
Projektlederen sørger også for at give borgerne en løbende status på processen og dele information fra både den lokale følgegruppe, hvor referater fra de månedlige møder lægges på platformen. Så al relevant viden om områdefornyelsen er samlet ét sted. Ved større milepæle sender projektlederen en direkte opdatering på mail til alle de registrerede borgere på platformen.
”Jeg har sendt 3 mails indtil videre. Det er virkelig en enkel måde for mig at kommunikere til borgerne i området på, og jeg kan se i systemet, at mine mails med status på projektet bliver læst”, uddyber Lone Plovstrup.
Målet med platformen og den direkte kontakt er, at borgerne i lokalsamfundet har et højt informationsniveau og føler sig involveret i processen. Uden at kommunen er afhængig af kommunikation via lokale medier eller den mere flygtige dialog på sociale medier, hvor opslag let drukner i mængden eller forsvinder i feedet.
”Og så er borgerne også mere konstruktive og konkrete end vi er vant til fra sociale medier”, slutter projektlederen fra Svendborg Kommune.
