Hvor meget koster en borgerinddragelsesplatform?

Omkostninger ved ikke at involvere borgere

Borgerinddragelsesprojekter kan selvfølgelig godt være dyre, men det er vigtigt at huske på, at en mangel på borgerinddragelse, faktisk kan komme til at betyde en meget større pris. Med andre ord kan et effektivt borgerinddragelsesprojekt hjælpe kommuner med at spare penge på lang sigt!

• At involvere borgere i beslutningsprocessen betyder, at kommuner baserer beslutninger på et mere oplyst grundlag. De får en bedre forståelse af, hvad borgerne har behov for, og er i stand til at afsætte ressourcer i overensstemmelse hermed. Ikke at konsultere borgere kan føre til, at kommuner foretager unødvendige investeringer og undlader at tackle de mest presserende problemer. Skal en by, der står over for et tungt trafikproblem reparere de dårlige veje eller øge den offentlige transport? Borgerhøringer kan hjælpe jer med at træffe de rigtige investeringer.

• Hvis de indsamles i henhold til de lokale regler, kan data, der indsamles under et borgerinddragelsesprojekt, også anvendes i fremtidige projekter. De kan give kommunen information, der rækker ud over selve svaret på spørgsmålet. For eksempel kan en undersøgelse af tilfredshed med de lokale cykelstier give indsigt i beboernes alder, de transportmidler de anvender, og deres behov for en bredere infrastruktur. Den viden kan føde ind i kommende projekter og lede til beslutninger, der rækker længere end bare cykler.

• Mere borgerinddragelse og oplevelsen af mere gennemsigtighed øger tilliden til kommunen og giver støtte til politiske beslutninger. En nylig undersøgelse har vist, at borgerinddragelse har en positiv effekt på overholdelse af borgernes skatteforpligtelser. Bedre forhold mellem borgere og deres kommune har konkrete, positive og langvarige virkninger, som det er værd at investere i.

Skjulte omkostninger man skal huske på

Når du overvejer digital borgerinddragelse, så er der tre omkostninger, du skal huske på udover investeringen i licensen til selve softwaren.

• Tid: Selvom digital borgerinddragelse er mindre tidskrævende end fysiske borgermøder og workshops, kører digitale platforme ikke af sig selv. Det tager tid at klargøre dem, styre input fra borgerne, moderere kommentarer og analysere bidrag. Det kræver også involvering fra personale inden for administrationen. Dette er et væsentligt punkt i ethvert borgerinddragelsesprojekt: Selv de bedste platforme vil mislykkes, hvis der ikke er tilstrækkelig buy-in fra den administrative og politiske ledelse og ingen intern support til platformen.

• Kommunikation: Når platformen først er klar til at gå i luften, er det vigtigt, at give den det første skub for at øge synligheden og sikre, at den bruges. Ideelt set bør projektejerne planlægge et separat budget til lanceringen og investere i god kommunikation og markedsføring. Det er dog også muligt at fortælle om en platform med begrænsede ressourcer (se vores guide). Kommunikationsindsatsen bør ikke stoppe ved lanceringen. Når projektet er slut, er det vigtigt at kommunikere, hvordan borgernes input skal bruges, hvilke ideer der skal implementeres, og hvordan tidslinjen ser ud.
  
• Baggrundsarbejde: Til større borgerinddragelsesprojekter, der har en afgørende indflydelse på fordelingen af midler (f.eks. borgerbudgetter), har nogle kommuner udviklet et indeks for at vægte de indsamlede data og sikre, at de er repræsentative.

Lad os komme ned til de kolde fakta. Hvor meget koster borgerinddragelse?

Omkostninger ved traditionelle kanaler

• Borgermøder på Rådhuset er lige så gamle som selve demokratiet. Det er den traditionelle måde at få feedback på og give borgerne et indblik i de lokale politiske beslutninger – men det er også en kostbar og tidskrævende proces. Borgermøder tager tid at organisere, kræver personale på stedet og skal ofte gentages gennem forskellige faser af projektet. Input, der indsamles fra borgerne under disse møder, er vanskelige at behandle og dele i hele administrationen. Derudover deltager kun en håndfuld borgere på møderne, hvilket betyder, at input ikke er repræsentativt for den bredere befolkning. Den britiske regerings rapport om ‘digital effektivitet’ estimerer, at det koster kommunen omkring DKK 148,00 pr. borger bidrag ved traditionelle borgermøder.
  
• Nogle kommuner, som ønsker at indsamle nuanceret, detaljeret og repræsentativ feedback organiserer fokusgrupper. Denne metode kan være en dyrebar kilde til indsigt for administrationer, der ønsker at indsamle detaljeret feedback på et specifikt problem; det er afgrænset i tid og antallet af indsamlede bidrag er begrænset. Omkostningerne ved fokusgrupper kan være ganske høje: med rekruttering af deltagere, organisering, medarbejderinddragelse, forfriskninger osv. anslår en rapport fra Nashville Planning Commission, at en fokusgruppe koster omkring DKK 315,00 pr. involveret borger.

I de senere år har digitale værktøjer givet regeringer og kommuner nye muligheder for at konsultere deres borgere. Det har bidraget til at nedbringe omkostningerne ved borgerinddragelse ved at øge antallet af borgere, det var muligt at nå. Den samme undersøgelse foretaget af Nashville Planning Commission vurderede, at et borgerinput indsamlet via Textizen (som en tekstbesked) koster så lidt som DKK 60,00 pr input. Naturligvis er denne type input forskellig fra input fra fokusgrupper. Borgere kan give kort feedback via en direkte besked eller vælge projekter, de vil støtte, men de er mindre tilbøjelige til at give grundig feedback og til at uddybe dem. På trods af disse begrænsninger er denne type inddragelse nyttig for at nå yngre, mere online borgere, der er vant til at sende tekst og foretrækker dette frem for fysiske møder.

Omkostninger ved digitale platforme

I de senere år har et stigende antal regeringer og kommuner implementeret online platforme for at engagere og inddrage deres borgere. Digitale platforme gør det nemt at få adgang til et stort antal borgere og indsamle ideer og input i bred skala, hvilket skærer ned på projekternes organisering og rekrutteringsomkostninger. Kommuner køber normalt en årlig licens og oven på denne, kan der efter ønske tilføjes udgiften til særlige valgfri funktioner og services.

Normalt afhænger prismodellen hovedsageligt af to elementer: Kommunens størrelse og antallet af ønskede funktioner. CitizenLab har udviklet tre licensmodeller, der matcher de hyppigste behov. Vi er altid åbne for justeringer og kan tilpasse planen til specifikke behov. Vi er klar over, at mens nogle kommuner har behov for moderering og projektstyring, er andre kommuner helt tilfredse med de grundlæggende funktioner i platformen. Da demografi og krav varierer fra den ene kommune eller regering til den anden, er det vanskeligt at definere en gennemsnitlig omkostning. Afhængig af kommunestørrelse og de ønskede funktioner, kan prisen variere fra DKK 33.500 pr. år for de mindste kommuner på en standard produktplan til DKK 250.000 for de helt store kommuner, som ønsker at implementere platformen på tværs af samtlige forvaltninger.

Dette kan virke som en høj pris, men når det måles mod antallet af borgere, der skabes kontakt til, er det mere rimeligt. Under hensyntagen til omkostningerne til den årlige licens, den tid, som medarbejderne anvender på platformen og yderligere omkostninger til kommunikation, estimerer vi, at borgerinddragelse på platformen (dette kan enten være en kommentar, en idé eller en afstemning) koster omkring DKK 18,50. Dette er næsten 8 gange mindre end omkostningen til et traditionelt input, som er afleveret på et borgermøde.

Ud over at reducere omkostningerne ved traditionelle  borgerinddragelsesaktiviteter, bør platformen også øge effektiviteten og spare omkostninger på lang sigt. Uden integrerede analyse funktioner bruger embedsmænd stadig tid på traditionelle manuelle opgaver, ofte uden for softwaren og det medfører at omkostningseffektiviteten daler og nyttig feedback går tabt i processen.

Øget effektivitet er en af vores vigtigste målepunkter for succes hos CitizenLab. Platformens integrerede maskine-læringsfunktioner hjælper embedsmænd med at behandle indsigt. Automatisering af de kedelige opgaver, der tidligere blev udført i hånden (såsom at optælle ideer, klassificere dem og gruppere de ensartede) øger effektiviteten og sparer såvel tid som penge. I det lange løb kan kommuner tildele ressourcerne til andre projekter og det kommer borgerne endnu mere til gode.

I de senere år har udviklingen af digitale værktøjer dramatisk bragt prisen på borgerinddragelse ned. Efterspørgslen efter borgerinddragelse og større gennemsigtighed vokser, og borgerinddragelsesprojekter er nu tilgængelige for kommuner i alle størrelser uanset deres budgetter. Selvom borgerinddragelse på forhånd kan virke dyrt, opvejer de langsigtede fordele og omkostningsbesparelser den oprindelige investering. Det er tid til at komme i gang!