Det er et velkendt problem for dem, der arbejder med borgerinddragelse: At behandle store mængder kvalitativt input fra medlemmer af lokalsamfundet. Denne type input, der er rigt på detaljer og mangfoldighed, er afgørende for informeret beslutningstagning, men analysen udgør betydelige forhindringer. På grund af den tid det tager, og dens kompleksitet, er det svært fuldt ud at indfange og udnytte den rigdom af information, som borgerne giver. Det er også, hvad byrådet i Cambridge har oplevet..

Esther Pickard, Digital and Web Product Manager, rådgiver teams, der kører konsultationer digitalt, og forklarer: “En af vores største udfordringer har været effektivt at analysere åben feedback fra borgerne. Traditionelle metoder var tidskrævende og fik os ofte til at vige tilbage fra fritekstspørgsmål i vores soørgeskemaundersøgelser. Det ændrede sig med vores introduktion til Go Vocal's AI-assistent. Det, der vakte vores interesse, var dens evne til at analysere fritekstsvar og automatisk opsummere vigtige tendenser og indsigter. Denne funktionalitet så ud til at være en potentielt interessant forbedring for os og perfekt at bruge i vores Design Code-konsultationsprojekt.”

Et designkodeks er et sæt retningslinjer, der former den fysiske udvikling af et område og sikrer, at nye konstruktioner harmonerer med både Cambridges karakter og lokalsamfundets ønsker. Derfor er det afgørende at involvere beboerne i skabelsesprocessen.

Den første fase af projektet handlede om at forstå lokalsamfundets opfattede behov. Ved hjælp af deres digitale Go Vocal platform inviterede Cambridge sine indbyggere til at dele deres indsigt gennem en undersøgelse og udpege specifikke steder på et interaktivt kort med deres kommentarer eller forslag. Baseret på disse resultater formulerede teamet fem principper for forbedret design af kvarteret.

Esther tilføjer: “I anden fase inviterede vi vores borgere til at give feedback på disse principper, og om de var i tråd med de tidligere input gennem en opfølgende spørgeskemaundersøgelse. Vi hørte om Go Vocal's AI-analysefunktion, lige før vi lancerede denne undersøgelse og tænkte, at det var en god mulighed for at teste den.”

Hurtig vej til indsigt

AI-funktionens effekt var tydelig med det samme. I stedet for omhyggeligt at skulle gennemgå hvert svar i eksporterede regneark, kunne Cambridge City Councils høringsteam udlede indsigter og generere en omfattende rapport med blot et par klik.

Esther: “Manuel analyse af et stort antal svar på fritekstspørgsmål er vigtigt, men tidskrævende. Vi ved af erfaring, at det nemt kunne tage en hel dag at gennemgå de næsten 100 svar, vi fik fra Design Code-undersøgelsen.”

“Takket være AI-assistenten sparede vi omkring 10 timer, eller 50%, i analysefasen. Værktøjets effektivitet i behandlingen og sammenfatningen af fællesskabets feedback på de fem principper i designkoden var særligt imponerende. Det overså ingen væsentlige punkter fra de svar, vi modtog. Teamet validerede de AI-genererede resuméer ved at sammenligne dem med de oprindelige svar og fandt værktøjets nøjagtighed bemærkelsesværdig.”

“Disse AI-genererede resuméer var et godt grundlag for at udvikle de rapporter, der skulle deles med offentligheden og interessenterne. Det gjorde udarbejdelsen af rapporterne meget lettere og forbedrede beslutningsprocessens gennemsigtighed og inklusivitet.”

“Takket være AI-assistenten sparede vi omkring 10 timer, eller 50%, i analysen og produktionen af resuméer af community feedback.”
Esther Pickard, Digital and Web Product Manager

“Brugervenligt og intuitivt”

At introducere nye værktøjer indebærer normalt nogle udfordringer, men det var ikke tilfældet med Go Vocal's AI-assistent. Fra starten viste den sig at være let at forstå og brugervenlig. Dens intuitive design gjorde det muligt for alle i konsultationsprocessen at tage den til sig uden problemer.

Esther: “Vi brugte noget tid på at udforske AI-værktøjet, lære dets forskellige funktioner at kende og se, hvordan det fungerer. Da vi følte os trygge ved det, viste vi det til vores Design Code-konsulentteam, som var meget åbne over for at afprøve AI i deres projekt. Efter mødet tog de af sted og prøvede det selv. Alle forstod, hvordan man bruger det, og fandt værktøjet meget brugervenligt.”

Fremtidige planer

Rådet ser med spænding frem til at bruge AI-værktøjet og opdage flere fordele i fremtidige konsultationer.

Esther: “Da det har vist sig at være effektivt, er vi sikre på, at det fortsat vil spille en afgørende rolle i vores høringsprocesser.”

Udforsk mulighederne for jeres borgerinddragelsesprojekter

Er du nysgerrig efter at se Go Vocal's AI-assistent i aktion og finde ud af, hvordan den kan forbedre jeres borgerinddragelsesprocesser? Book en demo nu!