Kvartalsvise netværksmøder – kernen i succesfuld projektledelse
Projektledere fra forskellige afdelinger i Roskilde Kommune mødes jævnligt for at dele erfaringer, få inspiration og drøfte, hvad der gør borgerinvolvering succesfuld.
Chefkonsulent og teamleder Rune Stæhr har siden indførelsen været en af de centrale skikkelser bag initiativet. Han beskriver selv møderne som uvurderlige, for ellers kommer projektledere nemt til at sidde i hver sin forvaltning uden at få glæde af hinandens erfaringer:
"Vi har skabt en model, hvor vi hele tiden lærer af hinandens erfaringer, og det har vist sig at være en af de største styrker i vores arbejde med borgerinddragelse.
Tydelighed og nærhed
Netværksmøderne fungerer ikke kun som en lejlighed til at udveksle bedste praksis, men også som et laboratorium for nye idéer, der kan forbedre Roskildes borgerinddragelsesprocesser. Møderne hjælper projektlederne med at fastholde fokus på det, der virker, og sikrer, at de konstant forbedrer deres tilgang til at inddrage borgerne.
"Vi har indset, at det er vigtigt at være meget tydelige omkring, hvad borgerne kan forvente. Hvis vi ikke får afstemt forventningerne fra starten, risikerer vi at skabe frustration i stedet for engagement.", forklarer Rune Stæhr og fortsætter: "En anden vigtig læring er, at projekter, der er tæt på borgernes dagligdag og interesser, skaber det største engagement. Det handler om at møde borgerne, hvor de er, og tage fat i de emner, der betyder noget for dem".
Inspiration udefra
For at inspirere deltagerne inviteres der ofte en ekstern ekspert med på mødet eller repræsentanter fra en anden kommune, som har nogle værdifulde erfaringer, de gerne deler ud af.
”Go Vocal har været god til at pege på andre kommuner og eksempler på indsatser, som vi har kunnet lære af. De kommer ofte med idéer og løsninger, som vi ikke selv havde tænkt på, og det hjælper os med at se vores udfordringer fra nye vinkler. Det har virkelig tilføjet værdi til vores processer”.
En platform for ægte transparent dialog
Centralt i Roskilde Kommunes strategi står platformen viskaber.roskilde.dk, der fungerer som et digitalt rum for borgerinddragelse.
Kathrine Krone Laurent, leder af Byens Hus i Roskilde og engageret demokratiforkæmper, ser platformen som en nøgle til at styrke borgernes demokratimuskler og demokratiske selvtillid: "Inddragelse handler ikke kun om at tælle deltagere. Det handler om at skabe et rum, hvor borgernes input bliver taget alvorligt, og hvor dialogens kvalitet er i højsædet," forklarer hun.
Platformen har allerede vist sin styrke i flere projekter. For eksempel, da der var forslag om at lade Roskilde Festival overtage en del af kulturbygningen Hal 9 i Roskildes kreative bydel Musicon. Her blev borgerne inddraget tidligt i både fysiske og digitale samtaler. Og selvom der var tydelige uenigheder og følelser både i spil og i kog, blev dialogen holdt i en ordentlig tone. Borgmester Thomas Breddam var endda selv en del af dialogen på platformen.
I sidste ende førte processen med borgerinddragelse til at politikerne tog forslaget tilbage på deres bord og fik lavet en bedre løsning for alle.
Rune Stæhr bemærker: "Vi har set, at når borgerne engagerer sig i emner, der virkelig betyder noget for dem, opstår der en mere ægte og produktiv dialog."
En model for fremtiden
Roskilde Kommunes tilgang til intern organisering og borgerinddragelse er på mange måder et mønstereksempel på, hvordan en kommune har fået arbejdet med deres digitale platform til at flytte fra fokus på redskaber til at fokusere på, hvordan det fører til bedre samarbejde med borgerne og skaber mere tillid og transparens.
Med kvartalsvise netværksmøder som motor og viskaber.roskilde.dk som fundament har kommunen hævet sin standard for at tage sine borgere seriøst og med på råd. Det er ikke kommet af sig selv, men det er en tilfreds chefkonsulent og teamleder, der ser tilbage på første del af indsatsen.
"Det kræver tid og vedholdenhed, men resultaterne viser, at det er indsatsen værd," konkluderer Rune Stæhr.
Kathrine Krone Laurents gode råd til effektiv borgerinddragelse
Kathrine Krone Laurent, er ikke bare leder af kulturhuset Byens Hus i Roskilde. Hun står også bag både udviklingen og udbredelsen af ”Demokrati Fitness” – en samling værktøjer og træning i demokratisk deltagelse og dialog, som i øjeblikket udbredes til en række lande ud over Danmarks grænser.
Med baggrund i hendes erfaringer derfra og fra den digitale inddragelse har hun en række råd:
- Prioritér demokratisk værtskab: Skab rammer, der fremmer borgernes engagement og handlekraft. Det er vigtigt, at borgerne oplever at det de siger bliver modtaget, forstået og sat i spil.
- Skab tillid gennem klar og transparent kommunikation: Borgerne bør altid have en tydelig forståelse af, hvad der sker, og hvordan deres input vil spille en rolle i beslutningsprocesserne. Gennemsigtighed er nøglen til at opnå fælles succes.
- Fokusér på kvalitet fremfor kvantitet: Succes handler ikke nødvendigvis om, hvor mange der deltager, men om kvaliteten af dialogen. Skab meningsfulde samtaler, hvor borgernes stemmer bliver hørt og værdsat.
- Vær tålmodig og eksperimentér: Digitalt demokrati kræver tid. Giv jer selv lov til at eksperimentere og lære af de fejl, der naturligt opstår – det er sådan, man udvikler bedre løsninger.
- Vær tydelig og facilitér borgernes deltagelse: Det er vigtigt at kommunen introducerer den digitale dialogplatform tydeligt og instruerende fra start – det signalerer ”commitment” og ønske om transparens. Hvilket er byggestenene i demokratiet og for en tillidsfuld dialog.
- Synliggør muligheden for dialog: En tydelig og kontinuerlig kommunikation af at borgerne kan deltage på dialogplatformen er vigtigt for at signalere adgang, legitimitet og seriøsitet
- Involver borgerne tidligt i processen: Jo tidligere borgerne inviteres ind i dialogen, jo bedre bliver resultatet. Det øger chancen for større forståelse og accept af de endelige beslutninger.
